A inovação em gestão pública

Na trilha da revolução desencadeada pelo criação do eproc, outra inovação acontece na 4ª Região: a virtualização chega também aos processos
administrativos e à gestão de documentos. Com o SEI, o Sistema Eletrônico de Informações, não existe mais papel circulando entre as unidades da Justiça Federal da 4ª Região.

O sistema foi todo desenvolvido pelo TRF4, que atualmente cede a tecnologia e fornece apoio  técnico para instalação em dezenas de instituições públicas do país.

Hoje, o SEI é considerado um sistema nacional da Justiça Federal.

Um exemplo, é que o sistema já está implantado no Tribunal Regional Federal da 3ª Região (TRF3) e é o software usado pelo governo federal, no chamado projeto PEN-SEI (Processo Eletrônico Nacional-SEI).

O reconhecimento e a adesão ao projeto demonstram que o SEI é sinônimo de  funcionalidade e sustentabilidade na gestão pública, com compartilhamento de informações e conhecimento.

Papel zero na 4ª Região

O SEI  foi criado por servidores do tribunal para possibilitar que os processos administrativos seguissem o mesmo destino dos judiciais. Por meio dele, toda a gestão administrativa da 4ª Região da Justiça Federal migrou do físico para o virtual. O software começou a ser implantado em dezembro de 2009, sendo estendido para toda a 4ª Região em 2010.

Além de dispensar o papel, o sistema permite o compartilhamento dos documentos pelas unidades, que podem atuar em um processo de forma simultânea. Isto diminui o tempo de tramitação, otimiza o serviço e garante uma gestão administrativa sustentável.

Uma das inovações trazidas pelo SEI é o compartilhamento das informações e o acompanhamento do histórico. Outra, é que os dados da instituição deixam de ser privados ou acessados por uma só pessoa. No módulo 'Base de Conhecimento', por exemplo, cada setor pode documentar suas rotinas de trabalho, possibilitando a qualquer servidor compreender o funcionamento da unidade.

Economia de dinheiro público

Além de ser um sistema totalmente sustentável, que elimina o uso do papel e de insumos como tinta, água e energia para impressão, o Sistema Eletrônico de Informações representa economia de dinheiro público, na medida em que cada instituição que o adota economiza cerca de R$ 20 milhões em dinheiro público - valor equivalente ao custo de um sistema similar oferecido no mercado*. Como o SEI é desenvolvido e cedido gratuitamente pelo TRF4, não há gastos, pelas administrações, com contratação de empresas de desenvolvimento em Tecnologia da Informação. Outra vantagem é que a segurança dos dados também fica no setor público, não na iniciativa privada.

No encontro do SEI Federação, em 2013, foi feita uma estimativa entre os mais de 20 órgãos reunidos em Porto Alegre de que, juntos, deixaram de
gastar cerca de R$ 500 milhões. Isso, sem contar a economia na racionalização do trabalho, em número de servidores, e de espaço físico, na medida em que não é preciso se preocupar com o arquivamento de processos físicos.

*estimativa em 2014